Onderbreking van opdrachten in de loop van het mandaat

Ontslagneming (ontslag - démission) van een commissaris in de loop van het mandaat

• Voorschriften van het artikel 135 van het Wetboek van vennootschappen
• Onderscheid tussen een ontslagneming (démission) en een opzegging (révocation) in de loop van het mandaat
• Onder welke voorwaarden kan er een ontslagneming gebeuren in de loop van het mandaat?
• Rol van de Hoge Raad
  
• Aantal praktische aanwijzingen ingeval van een voortijdige onderbreking van een commissarismandaat

Opdracht van de Hoge Raad :
De informatie overmaken aan de andere entiteiten van het systeem van publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren

Artikel 38, § 2 van de richtlijn 2006/43/EG bepaalt dat elke ontslagneming of opzegging van de wettelijke auditor ter kennis moet worden gebracht van de diverse organen die het stelsel van publiek toezicht vormen.

Deze bepaling is in Belgisch recht ingevoerd door de wet van 17 december 2008 via de vervanging van de voorschriften die vervat zijn in het artikel 135 van het Wetboek van vennootschappen.

Voorschriften van het artikel 135 van het Wetboek van vennootschappen

« § 1. De commissarissen worden benoemd voor een hernieuwbare termijn van drie jaar.

Op straffe van schadevergoeding kunnen zij tijdens hun opdracht alleen om wettige redenen worden ontslagen door de algemene vergadering. Meer in het bijzonder is een verschil van mening over een boekhoudkundige verwerking of een controleprocedure op zich geen wettige reden voor ontslag.

Behoudens gewichtige persoonlijke redenen mogen de commissarissen tijdens hun opdracht geen ontslag nemen tenzij ter algemene vergadering en nadat zij deze schriftelijk hebben ingelicht over de beweegredenen van hun ontslag.

§ 2. De gecontroleerde vennootschap en de commissaris stellen de Hoge Raad voor de Economische Beroepen, als bedoeld in artikel 54 van de wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen, in kennis van het ontslag van de commissaris tijdens zijn opdracht en zetten op afdoende wijze de redenen hiervoor uiteen.

De Hoge Raad voor de Economische Beroepen bezorgt deze informatie binnen een maand aan de instellingen die deel uitmaken van het Belgisch systeem van publiek toezicht en die opgesomd zijn in artikel 43 van de wet van 22 juli 1953 houdende oprichting van een Instituut van de Bedrijfsrevisoren en organisatie van het publiek toezicht op het beroep van bedrijfsrevisor. »

Onderscheid tussen een ontslagneming (démission) en een opzegging (révocation) in de loop van het mandaat

Het essentiële verschil tussen een ontslagneming of een opzegging in de loop van het mandaat heeft te maken met de partij die beslist om een einde te maken aan de relatie lastgever/lasthebber tussen de gecontroleerde vennootschap en de bedrijfsrevisor die belast is met de wettelijke rekeningcontrole (de commissaris genaamd) :

• indien de beslissing wordt genomen door de algemene vergadering van aandeelhouders van de vennootschap, zal er sprake zijn van een opzegging;
• indien de beslissing door de commissaris wordt genomen, is er sprake van ontslagneming.

TOP

Onder welke voorwaarden kan er een ontslagneming gebeuren in de loop van het mandaat?

Vóór 1985 voorzag het Wetboek van vennootschappen in geen enkele specifieke regel inzake het einde van de commissarisfunctie. Als lasthebber kon de commissaris op elk ogenblik opgezegd worden (ad nutum). Destijds was de ontslagneming, zoals de opzegging van de commissaris, aan geen enkele voorwaarde onderworpen, tenzij dat dit niet ontijdig mocht gebeuren of in omstandigheden die de andere partij schade zouden berokkenen.

Sinds 1985 bevat het Wetboek van vennootschappen stricte voorwaarden inzake de ontslagneming.

“Behoudens gewichtige persoonlijke redenen mogen de commissarissen tijdens hun opdracht geen ontslag nemen tenzij ter algemene vergadering en nadat zij deze schriftelijk hebben ingelicht over de beweegredenen van hun ontslag” (artikel 135, § 1, tweede lid van het Wetboek van vennootschappen).

De Regering licht deze bepaling nader toe in de memorie van toelichting voorafgaand aan de wet van 1985 tot wijziging van het Wetboek van vennootschappen; de nadruk wordt gelegd op het feit dat moet voorkomen worden dat een commissaris, die inbreuken of onregelmatigheden heeft vastgesteld, ertoe gebracht zou worden om zijn verantwoordelijkheid te ontlopen door ontslag te nemen, zonder gebruik te maken van de bevoegdheden waarover hij beschikt en zonder de verplichtingen die op hem rusten na te leven.

De onmiddellijke ontslagneming kan gebaseerd zijn op gewichtige persoonlijke redenen. Men kan bijvoorbeeld denken aan een ongeval of ernstige ziekte waardoor de commissaris voor een lange periode onbeschikbaar zou zijn. Ook is bijvoorbeeld het verlies van de hoedanigheid van bedrijfsrevisor of een tuchtrechtelijke schorsing denkbaar.

Er kan daarentegen geen “persoonlijke reden” zijn wanneer deze reden voortvloeit uit de uitvoering van de opdracht, bijvoorbeeld het feit dat de leiding de correcte uitvoering van de controles verhindert.

Bij gebrek aan gewichtige persoonlijke redenen, zal de ontslagneming kunnen plaatsvinden in de loop van het mandaat, maar enkel ter gelegenheid van een algemene vergadering van aandeelhouders (in voorkomend geval bijeengeroepen op vraag van de commissaris) en op voorwaarde dat de commissaris schriftelijk verslag heeft uitgebracht over de beweegredenen van zijn ontslag.

Artikel 159, tweede lid van het Wetboek van vennootschappen voorziet inderdaad in de verplichting van de commissaris om, ingeval van ontslag, aan de ondernemingsraad schriftelijk kennis te geven van de redenen voor zijn ontslag.

Dit verslag over het ontslag is, in tegenstelling tot het controleverslag, niet openbaar, rekening houdend met het beroepsgeheim waaraan de commissaris is onderworpen, zelfs indien hij niet meer in functie is in de vennootschap.

Rol van de Hoge Raad

De Hoge Raad voor de Economische Beroepen is ermee belast, als coördinator op nationaal niveau van het systeem van publiek toezicht, om aan de diverse instellingen die deel uitmaken van het Belgisch systeem van publiek toezicht elke informatie over te maken, ontvangen hetzij vanwege een bedrijfsrevisor, hetzij vanwege een onderneming die een commissaris heeft aangesteld, en die betrekking heeft op een situatie van ontslagneming van een commissaris in de loop van het mandaat.

Uit artikel 43, § 1, eerste lid van de wet van 1953 vloeit voort dat het systeem van publiek toezicht, waarop de eindverantwoordelijkheid van het toezicht rust, is samengesteld uit:

• de Minister die bevoegd is voor Economie,
• de Procureur-generaal,
• de Kamer van verwijzing en instaatstelling,
• de Hoge Raad voor de Economische Beroepen,
• het Advies- en controlecomité op de onafhankelijkheid van de commissaris en
• de tuchtinstanties.

Het artikel 135 van het Wetboek van vennootschappen laat aan de Hoge Raad een termijn van één maand om de informatie aan de diverse entiteiten van het systeem van publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren over te maken.

Aantal praktische aanwijzingen ingeval van een voortijdige onderbreking van een commissarismandaat

In toepassing van artikel 135, § 2 van het Wetboek van vennootschappen moet elke onderbreking van een commissarismandaat in de loop van het mandaat (hetzij omwille van een ontslagneming, hetzij omwille van een opzegging) schriftelijk aan de Hoge Raad voor de Economische Beroepen gemeld worden, zowel door de bedrijfsrevisor als door de betrokken onderneming.

In het kader van dit schrijven, moeten de redenen voor deze ontslagneming of opzegging in de loop van het mandaat op afdoende wijze uiteengezet worden.

Dit schrijven dient te worden gericht aan de Voorzitter van de Hoge Raad voor de Economische Beroepen, zowel door de commissaris als door de betrokken vennootschap, op het volgende adres :

Hoge Raad voor de Economische Beroepen
North Gate III – 6de verdieping
Koning Albert II-laan16
1000 Brussel

Het is eveneens mogelijk om deze informatie via de website over te maken.